O Método Ivy Lee é uma técnica de gerenciamento de tempo e produtividade criada no início do século XX pelo consultor em empresas Ivy Lee. A técnica é baseada em algumas dicas simples, mas eficazes, para ajudar as pessoas a se concentrar nas tarefas mais importantes e completá-las de maneira eficiente.
Aqui estão as etapas do Método Ivy Lee:
Anote as seis tarefas mais importantes que você precisa realizar no dia seguinte. Não importa quantas tarefas você tenha, selecione apenas as seis mais importantes.
Organize as tarefas da mais importante para a menos importante.
Realize as tarefas da sua lista uma por uma, começando pela mais importante. Não pule para a próxima tarefa até que a primeira esteja completa.
Se você não conseguir completar todas as seis tarefas no dia, mova as tarefas não concluídas para a lista do dia seguinte. Isso garante que as tarefas mais importantes não serão esquecidas ou adiadas por muito tempo.
Faça uma pausa de 15 minutos após cada hora de trabalho para descansar e recarregar as baterias. Isso ajudará a manter sua energia e foco durante todo o dia.
No final do dia, revise sua lista de tarefas e veja o que foi concluído e o que ainda precisa ser feito. Isso ajudará a preparar sua lista para o dia seguinte.
Há algumas coisas que você pode fazer para maximizar a eficácia do Método Ivy Lee e tornar sua vida ainda mais produtiva:
Faça uma lista de tarefas à noite: em vez de esperar até o dia seguinte para anotar suas tarefas mais importantes, tente fazer isso antes de ir dormir. Isso ajudará a desligar sua mente do trabalho e permitirá que você durma mais tranquilamente.
Estabeleça metas diárias: além de anotar suas tarefas mais importantes, estabeleça metas diárias para si mesmo. Isso ajudará a manter o foco e fornecer uma medida de progresso.
Elimine distrações: tente minimizar distrações, como redes sociais ou notificações de e-mail, enquanto trabalha em suas tarefas mais importantes. Isso ajudará a manter o foco e aumentar sua produtividade.
Faça uma pausa de verdade: durante suas pausas de 15 minutos, tente desconectar-se por completo do trabalho. Faça uma caminhada, leia um livro ou simplesmente relaxe. Isso ajudará a recarregar suas baterias e manter sua energia durante o dia.
Seja flexível: o Método Ivy Lee é uma ótima ferramenta, mas às vezes as coisas mudam e você precisa ser flexível. Se algo inesperado surgir, não hesite em reordenar sua lista de tarefas para garantir que as coisas mais importantes sejam feitas primeiro.
Tenha uma rotina: tente estabelecer uma rotina de trabalho e segui-la o mais consistentemente possível. Isso ajudará a manter o foco e aumentar sua produtividade.
Faça uma revisão semanal: no final de cada semana, revise suas tarefas e metas para o próximo período. Isso ajudará a garantir que você esteja sempre avançando e trabalhando em coisas importantes.
Aprenda a dizer não: às vezes, podemos nos sentir pressionados a aceitar mais tarefas do que podemos manejar. Aprender a dizer não é uma habilidade importante para gerenciar o tempo e aumentar a produtividade.
Tenha um espaço de trabalho organizado: manter um espaço de trabalho organizado pode ajudar a reduzir o estresse e aumentar a eficiência. Tente manter sua área de trabalho livre de distrações e tenha tudo o que precisa à mão.
Use ferramentas de gerenciamento de tempo: existem muitas ferramentas de gerenciamento de tempo, como o Google Calendar ou o Trello, que podem ajudá-lo a gerenciar suas tarefas e metas. Experimente algumas dessas ferramentas e veja qual funciona melhor para você.
Uma dica adicional para aumentar sua produtividade com o Método Ivy Lee é criar uma lista de tarefas “não urgentes, mas importantes”. Essas são tarefas que não precisam ser feitas imediatamente, mas que são importantes para o seu sucesso a longo prazo. Por exemplo, pode ser uma tarefa de planejamento estratégico ou um projeto de desenvolvimento pessoal.
Essas tarefas podem ser facilmente adiadas por tarefas mais urgentes, mas é importante lembrar de dedicar tempo para elas também. Uma dica é tentar realizar pelo menos uma tarefa “não urgente, mas importante” por semana. Isso ajudará a garantir que você está sempre avançando e trabalhando em coisas importantes a longo prazo, além de resolver problemas urgentes do dia a dia.
Outra dica é usar técnicas de concentração, como a técnica Pomodoro, para ajudar a maximizar o seu tempo de trabalho. A técnica Pomodoro consiste em trabalhar por períodos de 25 minutos, seguidos de uma pausa de 5 minutos. Depois de 4 “pomodoros”, você pode tomar uma pausa mais longa de 15-30 minutos. Isso ajuda a manter o foco e evitar a fadiga mental.
Também é importante lembrar de se dar tempo de descanso e lazer. O trabalho é importante, mas é tão importante lembrar de cuidar de si mesmo e de sua saúde física e mental. Faça pausas regulares, pratique exercícios e tenha atividades prazerosas fora do trabalho. Isso ajudará a mantê-lo energizado e motivado durante o dia.
Faça uma revisão diária: no final de cada dia, revise sua lista de tarefas e metas para o próximo dia. Isso ajudará a garantir que você esteja sempre avançando e trabalhando em coisas importantes.
Defina prioridades: às vezes, podemos nos sentir sobrecarregados com uma grande quantidade de tarefas. Uma dica é usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos, como o quadro Kanban, para visualizar e organizar suas tarefas e estabelecer prioridades.
Estabeleça limites: é importante estabelecer limites claros com relação ao seu tempo e energia. Isso inclui dizer não a compromissos que não são realmente importantes ou necessários, além de estabelecer horários de trabalho e de descanso claros.
Tenha um sistema de arquivamento eficiente: manter um sistema de arquivamento eficiente é importante para encontrar facilmente as coisas que você precisa e economizar tempo. Isso inclui arquivar documentos digitalmente e manter sua área de trabalho organizada.
Use ferramentas de automação: existem muitas ferramentas de automação que podem ajudá-lo a economizar tempo em tarefas rotineiras. Por exemplo, você pode usar o IFTTT (If This Then That) para automatizar tarefas como o envio de e-mails ou o agendamento de postagens nas redes sociais.
Faça uma lista de tarefas por categoria: em vez de ter uma lista única de tarefas, tente dividi-las em categorias, como “trabalho”, “casa” e “pessoal”. Isso ajudará a ter uma visão geral de todas as áreas de sua vida e garantir que nada importante seja esquecido.
Tenha um sistema de arquivamento físico: além de arquivar documentos digitalmente, tenha um sistema de arquivamento físico para coisas como recibos, contas e correspondências. Isso ajudará a manter sua área de trabalho organizada e facilitará o acesso a documentos importantes.
Use listas de verificação: as listas de verificação são uma ótima maneira de garantir que você não esqueça nenhuma etapa importante de um projeto ou tarefa. Crie uma lista de verificação para cada tarefa importante e marque cada item conforme for concluindo.
Tenha um lugar para anotar ideias: às vezes, podemos ter ideias brilhantes em momentos inesperados. Tenha um lugar para anotar essas ideias, como um bloco de notas ou um aplicativo de anotações no celular, para não perdê-las.
Faça uma revisão mensal: no final de cada mês, revise suas tarefas, metas e projetos para o próximo mês. Isso ajudará a garantir que você esteja sempre avançando e trabalhando em coisas importantes.
Tenha um sistema de gerenciamento de projetos: o Método Ivy Lee é ótimo para gerenciar tarefas diárias, mas às vezes precisamos de uma visão mais ampla de nossos projetos a longo prazo. Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos, como o Trello ou o Asana, para visualizar e gerenciar seus projetos e tarefas a longo prazo.
Use um aplicativo de rastreamento de tempo: um aplicativo de rastreamento de tempo, como o Toggl ou o Time Doctor, pode ajudá-lo a entender como está gastando seu tempo e identificar áreas em que pode ser mais eficiente.
Crie uma rotina de manhã: estabelecer uma rotina de manhã pode ajudar a começar o dia com o pé direito e estabelecer o tom para o resto do dia. Isso pode incluir exercícios, meditação, planejamento da sua lista de tarefas ou qualquer outra coisa que o ajude a se sentir focado e motivado.
Tenha uma lista de tarefas semanais: além de sua lista diária de tarefas, crie uma lista de tarefas semanais com coisas que precisam ser feitas, mas que não são necessariamente urgentes. Isso ajudará a garantir que essas tarefas não sejam esquecidas.
Faça uma revisão trimestral: no final de cada trimestre, revise suas tarefas, metas e projetos para o próximo trimestre. Isso ajudará a garantir que você esteja sempre avançando e trabalhando em coisas importantes.
Conclusão
O Método Ivy Lee é uma ótima ferramenta para aumentar a produtividade, pois fornece uma estrutura simples e fácil de seguir para gerenciar suas tarefas e metas diárias. Algumas dicas para maximizar a eficácia do Método Ivy Lee incluem:
- Faça uma lista de tarefas à noite para o dia seguinte.
- Estabeleça metas diárias para manter o foco.
- Elimine distrações para aumentar a eficiência.
- Faça pausas regulares para recarregar suas baterias.
- Seja flexível e esteja aberto a mudanças quando necessário.
Além disso, é importante lembrar de estabelecer uma rotina, criar um sistema de arquivamento eficiente, usar técnicas de concentração, estabelecer limites claros e cuidar de sua saúde física e mental. Usar ferramentas de gerenciamento de tempo e de automação também pode ajudar a economizar tempo e aumentar a eficiência.
Se você seguir essas dicas e personalizar o Método Ivy Lee de acordo com suas necessidades específicas, poderá aumentar significativamente sua produtividade e alcançar seus objetivos mais rapidamente.
é comum usar uma tabela para aplicar o Método Ivy Lee. Aqui está um exemplo de uma tabela que pode ser usada:
| Tarefas | Prioridade |
|---|---|
| Tarefa 1 | Alta |
| Tarefa 2 | Alta |
| Tarefa 3 | Média |
| Tarefa 4 | Baixa |
| Tarefa 5 | Baixa |
Na primeira coluna, você lista suas tarefas. Na segunda coluna, você atribui uma prioridade (alta, média ou baixa) para cada tarefa.
Depois, basta seguir os passos do Método Ivy Lee:
- Faça uma lista de suas seis tarefas mais importantes para o dia seguinte.
- Classifique essas tarefas em ordem de prioridade, começando pelo item mais importante.
- Trabalhe em sua tarefa mais importante primeiro, e continue avançando na lista até completar todas as tarefas.
- No final do dia, revise sua lista e atualize para o próximo dia.
Você também pode personalizar a tabela de acordo com suas necessidades específicas, adicionando outras colunas, como “Tempo estimado” ou “Conclusão”.
