Conciliar as múltiplas tarefas profissionais com as demandas da vida pessoal pode ser um desafio, mas não precisa ser um pesadelo. Com as estratégias certas de gestão de tempo e produtividade, você pode conquistar seus objetivos com mais eficiência, menos estresse e mais tempo para as coisas que realmente importam.
A gestão de tempo é um conjunto de técnicas e ferramentas que visam otimizar o uso do tempo, ajudando a realizar mais tarefas em menos tempo e com menos estresse. Dessa forma, evita-se a procrastinação, que, por outro lado, é o ato de adiar tarefas importantes, o que pode levar à perda de tempo, à frustração e ao estresse.
Aqui estão algumas maneiras pelas quais a gestão eficaz do tempo pode ajudar a diminuir a procrastinação e aumentar a produtividade:
Estabelecer metas claras e específicas: Definir metas claras e alcançáveis ajuda a manter o foco e a direção, reduzindo a tendência à procrastinação.
Priorização de tarefas: Identificar e priorizar as tarefas mais importantes ajuda a evitar desperdício de tempo em atividades menos relevantes.
Criar um cronograma ou lista de afazeres: Organizar as tarefas em um cronograma ou lista ajuda a visualizar o trabalho a ser feito e a se manter no caminho certo.
Desenvolvimento de disciplina: Criar um hábito de trabalhar em horários específicos e seguir o planejamento ajuda a evitar a procrastinação.
Eliminar distrações: Identificar e eliminar ou minimizar distrações, como notificações de redes sociais ou e-mails, pode ajudar a manter o foco nas tarefas importantes.
Aprender a dizer não: Saber quando e como recusar solicitações ou projetos que não se alinham com as metas prioritárias pode liberar tempo para atividades mais produtivas.
Delegar tarefas: Reconhecer quando é apropriado delegar tarefas a outras pessoas pode ajudar a liberar tempo para se concentrar em atividades de maior impacto.
Fazer pausas regulares: Fazer pausas curtas e regulares durante o trabalho ajuda a evitar a fadiga e a manter a concentração e a produtividade ao longo do dia.
Avaliar e ajustar regularmente: Periodicamente revisar e ajustar suas estratégias de gestão do tempo com base no que está funcionando melhor para você é essencial para manter a produtividade a longo prazo.
Gerenciamento de tempo
Para organizar todas as tarefas, existem algumas técnicas que ajudam a administrar o dia e colocar em prática tudo o que foi planejado. Você só precisa escolher aquela que melhor se adequa ao seu caso ou, quem sabe, adaptar algum modelo às suas necessidades.
Independentemente do método que irá adotar, antes de aplicá-lo, a primeira coisa a fazer é estabelecer metas SMART (específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais). Pois, isso ajuda a ter um foco claro e a priorizar tarefas.
Em seguida, criar uma lista de ações divida em grandes projetos em tarefas menores e gerenciáveis torna-as menos assustadoras e mais fáceis de iniciar.
Também é importante ter um calendário atualizado e uma lista de tarefas organizada, definindo prazos realistas e evitando sobrecarga, para manter tudo sob controle.
Sabendo exatamente qual o objetivo desejado (meta) e o que precisa ser feito para alcançá-lo (tarefas), é hora de colocá-lo em prática com o auxílio de técnicas de gerenciamento de tempo.
É importante escolher as técnicas de gestão de tempo e produtividade que melhor se adaptam ao seu estilo de trabalho e às suas necessidades. Experimente diferentes abordagens e descubra quais funcionam melhor para você.
Técnicas de priorização
Matriz de Eisenhower – classifica as tarefas nos seguintes quadrantes: importante e urgente; importante, mas não urgente; urgente, mas não importante; e não urgente, não importante.
Método ABC – classifica as tarefas em três categorias (A – alta importância, B – média importância, C – baixa importância).
Matriz GUT – prioriza tarefas com base em três critérios (Gravidade, Urgência e Tendência).
Regra dos 80/20 (Princípio de Pareto) – essa técnica sugere que 80% dos resultados vêm de 20% do esforço. A ideia é identificar e focar nas tarefas ou atividades que trazem os maiores resultados pode aumentar significativamente a eficácia do tempo.
GTD (Getting Things Done) – consiste em capturar todas as tarefas em um sistema confiável, processá-las e organizá-las de acordo com sua prioridade e contexto, tomar decisões sobre o que fazer em seguida e, por fim, executar as tarefas.
Roda da vida: ajuda a priorizar as áreas da vida que precisam de mais atenção, permitindo distribuir melhor o tempo entre trabalho, família, saúde, lazer, entre outras.
Pirâmide da Produtividade – consiste em classificar as tarefas em três níveis: essencial, importante e não essencial. Priorizando as tarefas essenciais e importantes, você pode direcionar seu tempo de forma mais eficaz.
Técnicas de foco e concentração
Método Pomodoro – dividi o trabalho em intervalos de tempo focados, alternando períodos de trabalho intenso com pausas. Dessa forma, é possível manter a concentração e a motivação. Geralmente, o método recomenda 5 minutos de descanso a cada 25 minutos de dedicação total. Mas, você pode adaptar o cronograma conforme o seu ritmo.
Método Flowtime – Define um período de tempo para se concentrar em uma única tarefa sem interrupções.
Time Blocking – consiste em dedicar blocos específicos de tempo para realizar determinadas tarefas ou atividades, evitando interrupções e mantendo o foco em uma única coisa por vez.
Técnica Don’t Break the Chain – Marca um X no calendário a cada dia que você completa uma tarefa, criando uma corrente de motivação.
Ferramentas para foco
Alguns aplicativos podem ajudar a manter a concentração no estudo ou trabalho. Os extensões de produtividade para navegadores bloqueiam as distrações e oferecem uma espécie de recompensa aos usuários, além de gerenciadores de senhas e ferramentas de captura de tela te permitem navegar com mais foco e eficiência. Veja dois exemplos:
Forest
Conceito: Baseado na gamificação (tornar atividades motivadoras através de elementos de jogos), o Forest te incentiva a focar em uma tarefa específica “plantando uma árvore virtual”.
Funcionamento: Ao iniciar um timer para focar em uma tarefa, você planta uma semente virtual na tela do aplicativo. Se você resistir à tentação de checar o celular durante o período definido, a árvore cresce e floresce. Se você ceder à tentação e abrir outros aplicativos, a árvore morre.
Freedom
Conceito: Diferentemente do Forest, o Freedom adota uma abordagem mais direta. Ele bloqueia temporariamente sites e aplicativos que possam te distrair durante o trabalho.
Funcionamento: Você define um período de tempo para focar e o Freedom bloqueia o acesso a sites e aplicativos previamente selecionados por você. O próprio aplicativo oferece sugestões de sites e apps que costumam ser distrações comuns.
Ferramentas para otimizar seu trabalho
Nas lojas de aplicativos você vai encontrar uma infinidade de ferramentas para ajudá-lo na organização e planejamento de suas tarefas de acordo com o prazo que você precisa. Confira algumas opções.
- Aplicativos de gestão de tempo: Trello, Asana, Monday.com e Google Calendar te ajudam a organizar tarefas, prazos e projetos, te deixando sempre no caminho certo.
- Aplicativos de lista de tarefas: Todoist, TickTick, Microsoft To Do
- Aplicativos de calendário: Google Agenda, Outlook Calendar, Apple Calendar
- Automação de tarefas: Zapier e IFTTT para automatizar tarefas repetitivas e liberar seu tempo para atividades mais estratégicas.
Ambiente e autoconhecimento
As condições do local de trabalho e o estado da sua saúde física e mental também contribuem para o fluxo de produtividade. Por isso, é importante que você organize um espaço dedicado ao trabalho em casa, livre de distrações e com tudo o que você precisa para desenvolver suas tarefas.
Além disso, invista em ergonomia para prevenir dores e manter a saúde física, e pratique exercícios regularmente para cuidar da sua saúde mental. Saúde física e mental precisam estar alinhadas. Estabeleça limites claros entre trabalho e vida pessoal para evitar o esgotamento e ter tempo para as coisas que te fazem feliz.
O autoconhecimento é fundamental para realizar suas metas. Conhecer seus limites, identificar os gatilhos da procrastinação vão ajudá-lo a desenvolver estratégias para lidar com eles e assim evitar que a postergação de tarefas se torne um hábito.
Outro fator importante é aprender a lidar com o medo de errar. Abrace o “feito é melhor que perfeito”, focando na entrega de resultados de qualidade sem se perder em detalhes irrelevantes.
Portanto, delegue tarefas que não exigem sua expertise e libere seu tempo para atividades mais estratégicas. Aprenda a dizer “não” educadamente a solicitações que te desviam dos seus objetivos e te impedem de alcançar seus resultados.
Ademais, não deixe de comemorar. Estabelecer recompensas para o cumprimento de metas ajuda a manter a motivação e a produtividade. Reconhecer e celebrar as conquistas, grandes ou pequenas, aumenta a energia e a autoconfiança.
Lembre-se, a gestão de tempo e produtividade é um processo contínuo que exige autodisciplina e persistência. Comece com pequenas mudanças e vá ajustando sua rotina gradativamente até encontrar o que funciona melhor para você.
